So profitieren Steuerberater und Steuerkanzleien von einem KI-Telefonassistenten

Jede Steuerkanzlei kennt das Phänomen: Wir haben den ganzen Tag gearbeitet und dennoch nichts geschafft. Dies liegt häufig daran, dass wir ständig aus Arbeitsprozessen bzw. aus unserer Konzentration herausgerissen werden. Einer der größten Faktoren hier - das Telefon. Es klingt und wir gehen natürlich, wir wollen ja niemanden verärgern, ran. Ein solches Telefonat kann uns, laut einer Studie einer Kalifornischen Universität, bis zu 20 Minuten aus der Konzentrationsphase herausziehen. Bei 10 Telefonaten am Tag wird einem direkt offensichtlich, wie unproduktiv man wird, nur aufgrund der ständigen Erreichbarkeit. In der heutigen schnelllebigen Welt ist die Optimierung von Arbeitsabläufen entscheidend für den Erfolg jeder Steuerkanzlei. Ein KI-Telefonassistent bietet hierfür eine innovative Lösung, um die Effizienz zu steigern und die Mandantenbetreuung zu verbessern.

Warum ein KI-Telefonassistent in einer Steuerkanzlei unverzichtbar ist

Ein KI-Telefonassistent stellt eine Bereicherung für moderne Steuerkanzleien dar. Er entlastet das Personal von routinemäßigen Aufgaben und stellt sicher, dass kein wichtiger Mandant mehr unerhört bleibt. Die Implementierung eines solchen Assistenten kann Steuerkanzleien dabei helfen, ihre Servicequalität auf ein neues Niveau zu heben, indem er unter anderem folgende Vorteile bietet:

• die Annahme von Mandanten automatisiert wird
• die Vorqualifizierung von Mandanten automatisiert wird, was die Erreichbarkeit erheblich verbessert

Keine Alternative, wenn Mitarbeiter krank, im Urlaub oder außer Haus sind

Gerade in Zeiten von Krankheit, Urlaub oder externen Terminen des Personals erweist sich ein KI-Telefonassistent als unverzichtbar. Er stellt sicher, dass die Kanzlei rund um die Uhr erreichbar ist und alle eingehenden Anrufe professionell bearbeitet werden. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Mandantenbetreuung und verhindert, dass wichtige Fristen oder Anfragen übersehen werden, was für Steuerberater von entscheidender Bedeutung ist. Der Assistent ist stets einsatzbereit.

Den ganzen Tag gearbeitet und nichts geschafft

Viele Steuerberater kennen das Gefühl, am Ende des Tages zwar viel gearbeitet, aber wenig "geschafft" zu haben, weil sie ständig durch Anrufe unterbrochen wurden. Hier kann ein KI-Telefonassistent Abhilfe schaffen, indem er:

• Anrufe entgegennimmt
• Mandantenanfragen strukturiert und intelligent weiterleitet

Dies ermöglicht es den Steuerberatern, sich auf ihre strategischen Aufgaben und die eigentliche Steuerberatung zu konzentrieren, was die Effizienz und Produktivität der gesamten Kanzlei maßgeblich steigert. 

Vorteile für Steuerberater und Kanzleien

Die Vorteile eines KI-Telefonassistenten für Steuerberater und Steuerkanzleien sind vielfältig und wirkungsvoll. Diese Optimierung der Arbeitsabläufe führt zu einer höheren Mandantenzufriedenheit und einer verbesserten Effizienz, was die Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei nachhaltig stärkt. Die Integration von KI ist ein strategischer Vorteil. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Steigerung der Erreichbarkeit
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• Entlastung des Personals, wodurch sich die Mitarbeiter auf komplexe steuerliche Sachverhalte konzentrieren können

Häufige Fragen zu KI-Telefonassistenten

Häufige Fragen zu KI-Telefonassistenten betreffen oft die DSGVO-Konformität, die Implementierung und die Fähigkeit, sensible Mandantenanfragen zu bearbeiten. Ein KI-Telefonassistent für Steuerberater ist so konfiguriert, dass er alle relevanten Datenschutzbestimmungen einhält und ein Pilotprojekt die Vorteile aufzeigen kann. Er kann Routineaufgaben wie Terminvereinbarungen oder Statusabfragen zur Steuererklärung effizient und sicher übernehmen, wodurch wertvolle Zeit gespart wird.

Aufgaben die der KI-Telefonassistent von Voisento in Steuerkanzleien übernimmt. 

Voisentos KI bearbeitet Neue Mandatsanfragen

Ein KI-Telefonassistent kann beispielsweise die Erreichbarkeit der Kanzlei revolutionieren, indem er Anrufe rund um die Uhr annimmt und Mandantenanfragen vorqualifiziert. Sie arbeiten bei sich in der Kanzlei rein mit "digitalen Belegen" oder nur mit Unternehmenskunden? Genau diese Fragen können direkt am Telefon gestellt werden und Sie müssen nicht mehr nachqualifizieren.  Dies entlastet Ihre Mitarbeiter zwar nur im kleinen Umfang aber bei wöchentlich mehr als zwei Falschen Anfragen, kommen Sie mit dieser Funktion schon sicherlich auf 1-2 Stunden.

Voisentos KI-Telefonassistent leitet Anrufe effizient weiter

Ganz klassisch ist es natürlich so, dass die Anrufe von den Mandanten entgegengenommen werden, relevante Informationen abgefragt werden und per E-Mail in Ihrem Postfach landen. So können Sie, sobald als möglich, zurückrufen und das Thema mit Ihrem Mandanten klären. Eine weitere Funktion: Hier nehmen wir einmal das Beispiel Microsoft Teams. Der Check-up: Ist der Kollege aktuell verfügbar? So schaut die KI nach: Ist der Status gerade grün, gelb oder rot? Sollte der Status auf rot sein, wird das Anliegen, wie vorher besprochen, aufgenommen. Sollte der Kollege auf grün sein, stellt die KI direkt zum Kollegen durch, welcher das Gespräch dann annehmen kann. Sollte der Fall eintreten, dass zum Beispiel das Finanzamt anruft und den Ansprechpartner gar nicht genau weiß, können wir auch hier, je nachdem, wie bei Ihnen vor Ort geregelt, eine unserer Integrationen laufen lassen. Diese Art der Automatisierung durch KI-gestützte Systeme führt zu einer signifikanten Effizienzsteigerung in der Steuerkanzlei. Es minimiert Wartezeiten für Mandanten und stellt sicher, dass keine wichtigen Fristen oder Anliegen übersehen werden. Die Implementierung solcher Systeme ist ein strategischer Schritt in die Zukunft der Steuerberatung und optimiert die Arbeitsabläufe nachhaltig.

Telefonbot versendet Formulare 

Der KI-Telefonassistent kann Anliegen aufnehmen und weiterleiten, sondern auch Formulare verschicken. Haben Sie zum Beispiel ein Formular für Bewerber oder aber auch für die Sofortmeldung, neue Mini-Jobber und Co. auf der Website? Könnte der Telefonassistent diese auch direkt an den Anrufenden senden und ihm mitteilen, dass er uns das ausgefüllte Formular bitte per E-Mail zusenden soll.

Voisentos KI-Telefonassistent ruft Mandanten an

Eine spannende weitere Funktion ist das Heraus-Telefonieren eines KI-Telefonassistenten. Diese wird wahrlich nicht häufig genutzt, ist jedoch eine Möglichkeit, zum Beispiel Mandanten an einen Termin zu erinnern oder bei der Änderung des Mindestlohnes und noch keinem erhaltenden Feedback anzurufen und nachzufragen, ob diese Änderung für das hiesige Unternehmen relevant ist oder nicht. Die Einsatzmöglichkeiten sind hier definitiv sehr, sehr unterschiedlich. Das Schöne daran: Voisento bietet diese Funktion direkt von Hause aus. 

Integration und Implementierung

Schritte zur Implementierung eines KI-gestützten Telefonassistenten

Die Implementierung eines KI-Telefonassistenten in Ihrer Steuerkanzlei ist ein strategischer Schritt zur Optimierung der Arbeitsabläufe. Zuerst erfolgt eine Analyse der individuellen Bedürfnisse und häufigen Mandantenanfragen, um den KI-Assistenten optimal zu konfigurieren. Anschließend wird der Assistent auf die spezifischen Kommunikationsanforderungen der Kanzlei trainiert, um Anrufe effizient zu bearbeiten und sensibel mit Daten umzugehen. Diese Schritte gewährleisten eine reibungslose Integration und maximale Effizienz. Bei Voisento dauert es in der Regel ca. 6 Wochen vom ersten Termin bis zur Live-Schaltung ihres KI-Telefonassistenten. Hierfür haben wir einen kleine Projektplan, welchen wir Ihnen direkt am Anfang mitgeben. 

Testphase

Der von uns entwickelte Assistent wird anschließend von Ihnen ausgiebig getestet. Wir möchten erst live gehen, wenn Sie zufrieden sind und natürlich auch nicht die Katze im Sack kaufen müssen. Schließlich geht es hier um echte Kunden bzw. echte Mandanten und echte Anliegen. Daher optimieren wir Ihr Feedback nach Ihren Tests direkt und zeitnahe ein.

Anbindung an die Telefonanlage 

Sobald sie zufrieden sind? Binden wir den KI-Telefonassistenten an Ihre Telefonanlage ein. Häufig kommt hier die Frage, ob dies mit jeder Telefonanlage möglich ist. Hier können wir Ihnen direkt die Angst nehmen, denn bisher haben wir zu 100 % jeden KI-Telefonassistenten an die Anlage der Steuerkanzlei anbinden können. Dies geht entweder über einen SIP-Trunk oder ganz klassisch als Weiterleitungsfunktion. So hat jeder von Voisento erstellte Agent eine eigene Telefonnummer, auf die Sie weiterleiten könnten, sogar wenn Sie möchten, Ihre private Handynummer.

Erreichbarkeit und Mandantenanfragen optimieren

Ein KI-Telefonassistent ist rund um die Uhr einsatzbereit und optimiert die Erreichbarkeit Ihrer Steuerkanzlei maßgeblich. Er nimmt Anrufe entgegen, auch außerhalb der Geschäftszeiten, und leitet Mandantenanfragen intelligent an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Dies reduziert Wartezeiten für Mandanten und stellt sicher, dass keine wichtigen Fristen oder Anliegen übersehen werden. Der KI-Assistent sorgt für eine kontinuierlich hohe Servicequalität und entlastet das Personal, wodurch sich die Steuerberater auf komplexe steuerliche Sachverhalte konzentrieren können.

Alles was der KI-Agent von Voisento für Steuerberater tun kann

Telefonassistent erkennt Mandanten anhand der Telefonnummer

Ruft der Mandant von einer Ihnen bekannten Nummer an, haben wir die Möglichkeit, den Mandanten z.B. direkt anhand seines Namens zu begrüßen oder nur im Hintergrund schon die Dinge abzuspeichern wie z.B. Unternehmensname, Name, Ansprechpartner und vieles weitere.

Automatisierung weiterer Kanäle

Die KI-Agenten von Voisento sind nicht nur Telefonassistenten, sondern eher als digitale Mitarbeiter zu betrachten. Wie im vorherigen Text schon beschrieben, kann der Telefonassistent nicht nur eingehende Nachrichten annehmen, sondern auch Telefonate ausgehend machen. Des Weiteren, so zum Beispiel bei einem unserer Kunden (DFW Steuerberatungsgesellschaft), kann das Ganze auch noch erweitert werden, zum Beispiel auf der Website oder in WhatsApp. 

Social Media für Steuerkanzleien durch Voisento

Alle kennen wir den Moment: Ein neuer Mitarbeiter fängt an. Eine Weihnachtsfeier und man denkt sich: Kann nicht irgendjemand diese Situation kurz auf Social Media posten? Auch hierfür ist der digitale Mitarbeiter von Voisento eine tolle Wahl. Denn über eine einfache App können Sie ein Foto machen, kurz einen Kontext von drei, vier Wörtern geben, und der digitale Mitarbeiter postet das Bild/ Video automatisiert auf allen Ihren Social-Media-Kanälen.

Die Rolle von KI-Telefonassistenten in der Zukunft

KI-Telefonassistenten werden in der Zukunft der Steuerberatung eine immer zentralere Rolle spielen. Sie werden nicht nur Anrufe entgegennehmen und vorqualifizieren, sondern auch komplexe Mandantenanfragen in Echtzeit bearbeiten können. Ihre Fähigkeit, rund um die Uhr einsatzbereit zu sein und dabei stets DSGVO-konform zu agieren, macht sie zu einem unverzichtbaren Helfer für jede Steuerkanzlei. Sie entlasten Steuerberater, optimieren die Erreichbarkeit und tragen maßgeblich zur Effizienz und Mandantenzufriedenheit bei.

Sollten Sie jetzt noch weitere Fragen haben, seien Sie schlau und verschwenden Ihre Zeit nicht. Buchen Sie sich hier einen Termin und unser Geschäftsführer Michael Wichterich nimmt sich die Zeit für Sie um alle Fragen zu beantworten.